Manusia tidak luput dari salah dan dosa, kadang satu kesalahan bisa berakibat fatal bagi kita, bahkan pada saat kita mengirim surat ada dokumen seringkali kita juga mengalami kesalahan, yang akibatnya bisa jadi surat yang dikirim atau dokumen tersebut terlambat sampai kepada penerima atau bahkan tidak sampai sama sekali.
Untuk menghindari akibat tersebut, maka kami membuat artikel 7 Kesalahan Dalam Mengirim Berkas Surat Melalui Kantorpos, dengan mengetahui beberapa kesalahan tersebut sahabat semua bisa mengirim berkas surat cepat dan tepat pada waktu nya.
Berikut beberapa kesalahan dalam mengirim berkas surat melalui kantorpos.
1. Salah menempatkan posisi nama dan alamat penerima
Posisi Standar nama dan alamat penerima ditempatkan di bagian depan surat agak ke kanan, hal ini bertujuan saat berkas surat di terima dan di baca oleh Pak Pos maka akan segera terlihat nama penerima dan alamatnya, ini akan mempengaruhi kecepatan dalam menyortir surat ke alamat-alamat dan disusun sebelum proses antaran atau delivery di lakukan.
Jika surat dimasukkan dalam amplop yang agak besar, maka posisinya tetap di bagian depan sebelah kanan agak kebawah, selain mempermudah pak pos yang akan mengantar juga akan mempercepat proses input di sistem oleh petugas loket, dan juga mempercepat proses sortir di bagian processing di kantorpos sehingga meminimalisir kesalahan yang terjadi.
Berikut beberapa posisi nama dan alamat yang salah penempatannya dalam mengirim berkas surat :
- Salah menempatkan nama dan alamat tujuan di bagian kiri dan kanan surat, baik amplop besar dan kecil.
- Salah menempatkan nama dan alamat tujuan di bagian belakang surat.
2. tidak menyertakan nomor Handphone atau telepon penerima
Dengan berkembangnya teknologi maka nomor handphone wajib di cantumkan pada berkas surat yang akan dikirim, tujuannya adalah mempercepat proses delivery kepada alamat tujuan. Dengan adanya nomor hp, maka pak pos akan bisa menghubungi penerima jika ada kendala antara lain :
- Saat penerima tidak ada di rumah
- Jika alamat tidak jelas
- Memastikan bahwa memang surat tersebut adalah untuk si penerima
3. Membuat alamat terlalu ringkas atau tidak lengkap
Kadang karena tergesa-gesa atau buru-buru, maka kita membuat alamat terlalu ringkas, sehingga lupa mencantumkan hal-hal yang penting pada alamat, seharusnya alamat surat atau berkas yang dikirim memiliki standar sebagai berikut :
- Nama Lengkap
- Nama Jalan, Gang (Jika ada) dan Nomor Rumah, Nama Departemen Jika di Gedung.
- RT/RW, Kelurahan/Desa, Kecamatan, Kabupaten/Kota, Propinsi
- Kodepos
- Nomor HP
"Pak Doni
Jl Sudirman
Kota Medan"
Bayangkan di jalan sudirman itu dengan bangunan yang begitu besar, maka apa mungkin di cari satu per satu?
4. Tidak menuliskan nama orang yang menerima
Kadang sahabat menuliskan surat lamaran, maka bisa jadi sebuah perusahaan tidak menentukan siapa nama orang yang harus dituju, maka dalam hal ini tentu kita tidak bisa membuat nama orang yang harus menerima. Tidak menuliskan nama orang yang menerima pada surat yang sifatnya pribadi dapat membuat surat lama sampai dan kadang tidak mau diterima oleh alamat yang dituju.
Kecuali jika surat itu adalah untuk perusahaan, misalnya surat lamaran, maka yang dituju biasanya adalah :
- Bagian SDM
- Bagian HRD
5. Tidak mencantumkan kodepos
Kodepos sangat mempermudah dalam proses pengiriman, dengan adanya kodepos maka pak pos akan langsung tahu dimana lokasi surat itu akan dikirim, maka prosesnya akan semakin gampang, cepat dan akurat.
6. Memasukan Dokumen dalam Amplop yang terlalu kecil dan tidak aman.
Jika surat tersebut penting, maka gunakanlah amplop sedang atau agak besar, ini untuk menghindari surat terselip atau terhimpit oleh surat yang lain sehingga tidak ada resiko lambat atau terlewat dalam proses pengantaran.
7. Lupa menulis nama pengirim
Hal ini sering terjadi, dimana berkas surat tidak di buat nama pengirim dan alamatnya. Minimal nama pengirim dan no handphone pengirim wajib di cantumkan. Hal bertujuan :
- Menghindari kiriman di tolak oleh penerima, karena mereka tidak tahu siapa yang mengirim
- Jika Surat atau berkas tersebut salah alamat atau tidak bisa diteruskan maka bisa dikembalikan kepada pengirim.
7 Kesalahan tersebut diatas sebenarnya akan segera diketahui oleh petugas loket kantorpos dan biasanya mereka akan membantu sahabat sebagai pelanggan kantorpos untuk memperbaiki kesalahan-kesalahan tersebut, namun bisa saja ada yang masih lewat.
Nah, dengan mengetahui 7 Kesalahan Dalam Mengirim Berkas Surat Melalui Kantorpos tersebut sahabat semua bisa menghindarinya dan bisa mengirim lebih cepat akurat. Atau mungkin sahabat semua memiliki pendapat atau pengalaman lain seputar kesalahan ini maka silahkan diskusi di bagian komentar artikel ini ya.
0 Response to "7 Kesalahan Dalam Mengirim Berkas Surat Melalui Kantorpos"
Post a Comment